Diferencia entre CRM y ERP y cómo conectarlos bien

Un CRM sirve para gestionar la relación con los clientes y el proceso comercial: con quién estás hablando, en qué punto está cada oportunidad y cuánto esperas venderle. Un ERP sirve para gestionar la operación interna de la empresa: facturación, contabilidad, stock, compras, proyectos o personal.

Dicho de otra forma: el CRM mira hacia fuera, hacia el mercado y los clientes, y el ERP mira hacia dentro, hacia los recursos de la empresa. Uno trabaja sobre todo antes de la venta y el otro, sobre todo después.

En el CRM viven las oportunidades de venta, las personas con las que se habla y las empresas a las que se quiere vender, junto con el historial de llamadas, emails y reuniones.

En el ERP viven las facturas, la contabilidad, el inventario, los pedidos a proveedores, la rentabilidad de los proyectos o los datos de recursos humanos. Información que no tiene por qué estar ligada al día a día comercial.

Por eso los usan personas distintas: el CRM, sobre todo el equipo comercial y la dirección; el ERP, administración, finanzas, compras u operaciones.

El problema aparece cuando cada equipo trabaja en su sistema y la información no pasa de uno a otro: ventas no sabe si un cliente tiene facturas pendientes y administración se entera tarde de una venta cerrada.

CRM son las siglas de Customer Relationship Management, gestión de la relación con el cliente. Es el sistema que acompaña a una oportunidad desde el primer contacto hasta que se convierte en cliente, y después ayuda a mantener esa relación.

Sin un buen seguimiento de la persona clave con la que hablas y de la oportunidad de venta, es muy difícil vender todo lo que podrías. Por eso la gran mayoría de empresas que venden a otras empresas deberían tener uno.

Hay CRM pensados para una venta consultiva, basada en reuniones y propuestas, y otros orientados a la automatización de marketing, en los que el cliente compra tras una secuencia de emails o mensajes sin hablar con nadie.

En Devyond, por ejemplo, usamos Attio porque encaja con una venta consultiva B2B, es muy configurable y su coste no se dispara al crecer. Otra empresa, con una venta más automática, elegiría otro tipo de herramienta.

Un registro de empresas y personas, un embudo con las etapas de venta, el historial de comunicaciones y recordatorios de seguimiento. Con eso, cualquier persona del equipo sabe en qué punto está cada cliente.

A partir de ahí, cada empresa añade lo que necesita: previsiones de venta, automatizaciones o conexión con otras herramientas.

ERP significa Enterprise Resource Planning, planificación de recursos empresariales. Es un sistema que permite gestionar varias áreas de la empresa desde un mismo programa: finanzas, ventas, compras, almacén, producción, proyectos o personal.

Hay ERP de muchos tipos: más completos o más sencillos, generalistas o pensados para un sector. Y prácticamente cualquier pyme usa ya algún sistema que hace de ERP, aunque solo cubra un área, como la facturación o la contabilidad.

Algunas empresas lo concentran todo en un único ERP. Otras prefieren combinar herramientas especializadas: una para facturar, otra para gestionar proyectos y otra para el personal. Las dos opciones pueden funcionar.

Lo que sí penaliza es tener sistemas clave, como presupuestos, facturación o clientes, que no están en la nube o que no permiten conectarse con otras herramientas. Si no puedes acceder a tus datos, no puedes automatizar procesos.

En empresas más grandes, un ERP bien planteado requiere configuración y, a menudo, desarrollos propios, porque siempre hay procesos que el estándar no cubre del todo.

Ahí es donde tiene sentido completar el ERP con piezas a medida en lugar de forzarlo para que haga algo para lo que no fue pensado.

Cuando el CRM y el ERP no están conectados, alguien tiene que pasar los datos de uno a otro: dar de alta al cliente en facturación, copiar el importe de la venta o avisar a operaciones. Es trabajo repetitivo y una fuente constante de errores.

La integración más habitual es sencilla de entender: cuando en el CRM se marca una venta como ganada, la información pasa automáticamente al ERP y allí se activan los procesos que correspondan, como crear el cliente, preparar el pedido o la factura o abrir el proyecto.

Del CRM al ERP suelen ir los datos del cliente y de la venta cerrada. Del ERP al CRM conviene devolver información útil para el equipo comercial, como facturas emitidas, cobros pendientes o el estado de un pedido.

Antes de programar nada hay que decidir qué sistema manda en cada dato: por ejemplo, que los clientes se creen en el CRM y las facturas solo en el ERP. Esa regla es la que evita duplicados y conflictos.

La sincronización puede ser en tiempo real, mediante avisos automáticos entre sistemas cuando el proceso no puede esperar, o por lotes cada hora o una vez al día cuando hay mucho volumen o un sistema antiguo sin API.

Nuestro servicio de integración de ERP y sistemas conecta el CRM, el ERP, la pasarela de pago y tus aplicaciones con código propio, sin depender de herramientas de terceros que cobran por ejecución.

Dejamos un panel donde ves qué se ha sincronizado y qué ha fallado, para que no tengas que preguntarnos qué ha pasado. No implantamos ERPs: conectamos los que ya usas.

El CRM mira hacia fuera y gestiona la relación con los clientes hasta cerrar la venta; el ERP mira hacia dentro y gestiona todo lo que pasa después. Las dos piezas son necesarias y funcionan mejor conectadas: así cada dato se introduce una sola vez y cada equipo ve lo que necesita sin pedirlo por correo.

En Devyond conectamos el CRM y el ERP que ya usas y, cuando el estándar no cubre un proceso, lo completamos con piezas a medida, ya sea en el CRM o en el ERP.

Antes de programar nada, decide qué sistema manda en cada dato y revisa cómo se conecta cada herramienta con lo que ya usas. Esa regla es la que evita duplicados y conflictos.