Software CRM: cómo elegir el mejor para tu empresa

Para elegir software CRM, empieza por definir cómo vende tu empresa y para qué quieres el CRM; después compara herramientas con esos criterios. La mayoría de empresas pueden funcionar con la mayoría de CRM del mercado, pero cada uno está pensado para un tipo de venta y escala de precio de forma distinta.

Un CRM (Customer Relationship Management) es el software que organiza la relación comercial con clientes y potenciales clientes: contactos, empresas, oportunidades y todo el seguimiento. Si quieres empezar por lo básico, en nuestro blog tienes un artículo que explica qué es un CRM y para qué sirve.

En este artículo vamos a lo práctico: qué criterios usar, qué errores evitar y qué ofrecen los CRM más conocidos.

Antes de abrir ninguna comparativa, responde a estas preguntas: ¿cuántos pasos tiene tu venta desde el primer contacto hasta la firma? ¿Vendes con reuniones y propuestas, o con campañas y compras automáticas? ¿Cuántas personas usarán el CRM hoy y cuántas dentro de dos años? ¿Con qué otras herramientas tiene que conectarse?

Cada CRM te ayuda a estructurar el proceso de venta a su manera, y algunos te obligan a hacerlo. Por eso es tan importante saber qué proceso quieres antes de que la herramienta lo decida por ti.

Elige con la cabeza puesta en tu forma de vender, en lo que costará cuando crezcas y en cómo se conectará con el resto de tus sistemas.

Tipo de venta: los CRM pensados para venta consultiva o B2B priorizan el seguimiento de oportunidades, las reuniones y las propuestas. Los orientados a marketing automation priorizan las campañas, las secuencias automáticas y los embudos con muchos contactos.

Coste a medio plazo: casi todos cobran una cuota mensual por usuario y suben de precio al activar funciones avanzadas. Un CRM barato al empezar puede ser caro con diez usuarios y automatizaciones. Calcula el coste con el equipo y las funciones que tendrás dentro de uno o dos años.

Facilidad de uso: un CRM que el equipo no usa no sirve de nada. Valora lo rápido que tu equipo comercial puede registrar una llamada o mover una oportunidad.

Integraciones: comprueba que el CRM se conecta con tu email, tu calendario, tu web, tu ERP o programa de facturación y los canales que usan tus clientes, como WhatsApp. Si tiene una buena API, cualquier conexión que falte se puede desarrollar.

Flexibilidad del modelo de datos: algunos CRM te permiten crear tus propios objetos, campos y relaciones; otros son más rígidos. Cuanto más propio sea tu proceso, más importa esta flexibilidad.

Inteligencia artificial: cada vez más CRM incluyen funciones de IA para resumir conversaciones, enriquecer contactos o sugerir el siguiente paso. Valora si está bien integrada en el día a día o es solo un añadido.

Elegir el CRM más conocido sin mirar el tipo de venta, no calcular el coste con el equipo futuro, configurar demasiado al principio y no conectar el CRM con el resto de herramientas. Este último es el más caro: obliga al equipo a copiar datos a mano y acaba con la confianza en el sistema.

Salesforce: es uno de los CRM más implantados del mundo y uno de los más completos y configurables. Está pensado sobre todo para empresas medianas y grandes, y suele requerir un proyecto de implantación. Es también de los más caros.

HubSpot: combina CRM con herramientas de marketing, ventas y atención al cliente en una misma plataforma. Tiene un plan gratuito para empezar, pero el precio sube de forma importante al necesitar funciones avanzadas o más usuarios. Encaja en empresas que quieren marketing y ventas en el mismo sitio.

Pipedrive: está centrado en el embudo de ventas y es conocido por su facilidad de uso. Es una opción habitual para equipos comerciales pequeños y medianos que quieren algo sencillo para seguir oportunidades.

Zoho CRM: forma parte de un ecosistema amplio de aplicaciones de negocio y suele ser una opción competitiva en precio para pymes que quieren muchas funciones.

Attio: es un CRM moderno, con un modelo de datos muy flexible y la inteligencia artificial integrada desde el principio. Es el que usamos en Devyond: nuestra venta es consultiva y B2B, el coste escala de forma razonable y nos permite plantear el proceso de venta como queremos, aunque requiere algo de configuración al principio.

GoHighLevel: está orientado al marketing automation, con campañas, embudos y secuencias automáticas de email y mensajes. Encaja en negocios con muchos contactos y una venta más automática, y es muy usado por agencias de marketing. Para una venta basada en reuniones y propuestas no es la opción más natural.

Las funciones y los precios de estas herramientas cambian a menudo, así que consulta siempre la web de cada proveedor antes de decidir. Lo que no cambia es el criterio: tipo de venta, coste a medio plazo, facilidad de uso e integraciones.

A veces el problema no es el CRM elegido, sino que la información de los clientes está repartida: parte en el CRM, parte en el ERP, parte en una aplicación propia y parte en conversaciones de WhatsApp o email. Ningún CRM estándar resuelve eso por sí solo.

En esos casos, cambiar de CRM rara vez es la solución. Lo que funciona es conectar los sistemas para que los datos fluyan: que la venta ganada en el CRM pase al ERP, que el formulario de la web cree la oportunidad y que las conversaciones queden registradas en la ficha del cliente.

Cuando la empresa tiene una forma de vender muy propia, puede tener sentido desarrollar a medida la pieza que falta: un panel que reúna la información de varios sistemas, una herramienta para preparar propuestas o un portal donde el cliente vea el estado de su pedido. Y, en casos concretos, un CRM a medida completo.

La regla que seguimos es sencilla: si un CRM estándar cubre la necesidad, se usa. Solo se desarrolla lo que no existe, y se integra con lo que ya funciona.

Con el CRM conectado y los datos ordenados, se abre la puerta a automatizaciones y a agentes de inteligencia artificial que registran conversaciones, resumen el historial de cada cliente o preparan el seguimiento.

No hay un mejor CRM para todos: hay uno que encaja con tu forma de vender. Define primero tu proceso de venta, compara después por tipo de venta, coste a medio plazo, facilidad de uso e integraciones, y prueba con oportunidades reales antes de decidir. Y si la información de tus clientes está repartida, la solución suele ser conectar los sistemas, no cambiar de CRM.

Si dudas entre cambiar de CRM o completar el que tienes, en Devyond lo conectamos con tu ERP, tu web y canales como WhatsApp, y desarrollamos a medida lo que no cubre, hasta un CRM a medida cuando el proceso es muy propio.

En Devyond conectamos CRM con ERP, web y canales como WhatsApp, y desarrollamos a medida lo que tu CRM no cubre. Si dudas entre cambiar de CRM o completar el que tienes, cuéntanos tu caso.